Mengenal Design Operations & Perannya dalam Sebuah Tim UX

Seiring berkembangnya peran UX dalam Product Development, luas cakupan yang bertambah dan semakin spefisik. Menghasilkan beberapa peran baru, salah satunya adalah Design Operations (DesignOps)

Photo by Marvin Meyer on Unsplash

Prolog: Apa itu DesignOps?

I still remember back in 2015, I asked one of my (engineer) colleagues, “What is DevOps? He explained to me thoroughly, and yet I couldn’t understand any single word! 🤣

Merujuk pada definisi tentang DevOps (Read Here), ada banyak kesamaan secara fungsionalitas, pun ada perbedaan secara ornamen metodologinya, kalo kata Norman/Nielsen sih: “DesignOps refers to the orchestration and optimization of people, processes, and craft in order to amplify design’s value and impact at scale.”

Dave Malouf menjabarkan hal tersebut di Thread Twitter miliknya pada pertengahan tahun 2017 lalu (Read Here) tentang konsep DesignOps, yang sejurus kemudian di-refine bersama beberapa Jagoan Design lainya di DesignOps Handbook dibawah naungan inVision. Platform yang kini kian tergantikan karena kehadiran si Figma, lol.

Apa pentingnya Design Operation? dan kenapa sekarang?

Sedikit Sejarah Dulu…

Let’s dive into a time machine, and go back to 2012–2013, pada tahun ini era industri smartphone di Indonesia khususnya, mulai menjadi sebuah ladang bisnis dan kesempatan, beberapa perusahaan mulai melirik segementasi ini dan menyadari adanya kebutuhan ‘Ease of Use’ sebagai salah satu faktor kesuksesan dalam menyajikan sebuah produk digital (Web / Mobile App).

Selanjutnya istilah UI/UX Design sudah tidak asing ditelinga kita.

Tidak membutuhkan waktu lama sampai para ‘Early Adopters’ ini merasakan adanya perbedaan kebutuhan hingga terjadinya perceraian antara istilah UI & UX Design 💔, dilanjutkan dengan proses alkuturasi yang menghasilkan peran seperti : UX Researcher, UX Copywriter, UX Illustrator, dll.

Industri semakin berkembang, kebutuhan baru yang lebih spesifik-pun mulai bermunculan. Para Unicorn yang ada mulai membuat pedoman masing-masing untuk mengakomodir kebutuhan mereka, disinilah kita mulai dipusingkan dengan carut-marut antara UX Designer — UI Designer — Interaction Designer — Product Designer — Design System Designer — Principal Product Designer dan designer-designer lainya. Sejalan kita mendasarkan hal-hal tersebut, kini muncul Design Operations yang mempunyai peran untuk harmonizing chaos di organisasi Tim UX.

Photo by Wan San Yip on Unsplash

Selanjutnya…

Terlepas dari struktural dan fungsional tim UX yang ada, ketika sebuah tim berkembang dari 1 multifungsional designer menjadi 10, 20 atau 50 designer dengan peran masing-masing, kurva permasalahan akan secara natural mengikuti naik seiring dengan kompleksitas-nya 📈. Seperti :

• Komunikasi antar designer di 2 Tim / Tribe / Business Unit berbeda
• Siapa yang bertanggung jawab untuk design approval
• Bagaimana mengkomunikasikan versioning antar designer sampai ke engineer
• Siapa yang mengatur $$$ untuk subscription
• Siapa yang mengatur Wiki / Knowledge Management / Design Repository
• Siapa yang bertangung jawab atas design library
• Sampai ke proses delivery atau handoff ke Tim Produk
• dsb.

Bagaimana DesignOps membantu proses design?

Secara general, tugas dari DesignOps adalah Getting Designer to Design again! dengan meng-establish proses-proses yang ada sehingga para designer bisa fokus untuk mendesain aja!

Masih terlalu gamblang? mari kita lihat cakupan DesignOps berdasarkan Nielsen/Norman Group :

1. How We Work Together

• Organize : Bagaimana cara kita mengatur struktur organisasi dan menyusun sesuai kebutuhan, meliputi : bentuk organisasi didalam tim, sekaligus mendefinisikan role-role yg ada.
• Collaborate : Bagaimana kita menciptakan lingkungan atau culture kerja yang kondusif, kolaboratif dan produktif.
• Humanize : Bagaimana cara kita memastikan setiap anggota tim mulai dari perekrutan sampai growth-nya, terfasilitasi dengan baik.

2. How We Get Work Done

• Standardize : Bagaimana cara kita memfasilitasi proses kolaborasi desain dengan segala perlengkapan dan perkakas yang ada secara efisien.
• Harmonize : Bagaimana cara kita menyusun dan menyaimpaikan informasi seperti panduan proses design sehingga bisa dengan mudah untuk saling dikomunikasikan.
• Prioritize : Bagaimana cara kita membantu untuk membuat keputusan tentang cakupan sebuah features, apa yang akan dikerjakan, dan kapan mengerjakannya.

3. How Our Work Creates Impact

• Measure : Bagaimana cara kita membuat design yang dapat dipertanggung-jawabkan dengan mendefinisikan DoD (Definiton of Done), serta membuat measurement dari metrik yang ada untuk digunakan saat itu ataupun untuk improvement dikemudian hari.
• Socialize : Bagaimana cara kita evangelize sebuah kebijakan, aturan yang sudah ditetapkan, ataupun values tentang design yang sudah disepakati bersama.
• Enable : Bagaimana cara kita mengembangkan kapasitas dan kapabilitas dari tim UX tentang design itu sendiri, internaly maupun externaly.

The goal of DesignOps is to establish processes and measures that support scalable solutions, so that designers can focus on designing and researching. — NNG Group

The Operations….

Based on my personal observation di beberapa perusahaan-perusahaan berbasis teknologi informasi di Indonesia, hanya segelitir yang sudah berani menginvestasikan untuk peran DesignOps di dalam organisasinya, Misal seperti Bukalapak & GOJEK 👏👏👏. Beberapa lainya sudah mempunyai role DesignOps namun secara fungsi mungkin belum mengimplementasikan secara komprehensif dengan berbagai pertimbangan, seperti : maturity dari organisasi itu sendiri, tingkat kompleksitas yang belum sepadan, belum adanya kebutuhan ataupun prioritas untuk hal-hal tersebut, ataupun masih belum ada budget untuk mengarah kesana, namun kalau kita lihat :

👏 Ada perusahaan yang sudah mempunyai role khusus untuk Establish, Define & Expand Design System mereka..

👏 Ada perusahaan yang sudah mempunyai role khusus untuk membuat Indivdual Development & Growth, Career Path, Job Desk & Role mereka.

👏 Ada perusahaan yang sudah mempunyai role khusus untuk establish proses dan cakupan design dari mulai perencanaan awal OKR sampai eksekusi di level day-to-day..

ataupun yang lainya.

Dari sini kalau kita lihat peranan DesignOps seperti paragraf di section sebelumnya, masih banyak yang beririsan atau bisa dinaungi oleh role seperti Head/Lead/VP of UX, UX Design Manager, HR, People & Partner, Culture & Dynamics, dan yang lainya.

Sedangkan implikasi di landscape industri UX di Indonesia memang belum begitu banyak exposure tentang kebutuhan Tim Operation didalam organisasi UX mereka, namun seiring berjalanya waktu dan semakin berkembangnya sebuah perusahaan, akan selalu ada kebutuhan dimasa mendatang untuk menaungi permasalahan komunikasi dan kolaborasi di internal organisasi ataupun cara untuk memitigasi hal-hal tersebut. Walapun pada akhirnya individual atau kelompok tersebut tidak ekslusif ber-title DesignOps.

Epilog: TL;DR

I know you’re males baca sejarah dan teoritis hasil sintesa dari banyak sumber diatas, So, I recap here :

Dari elaborasi tulisan diatas, definisi narrative ttg DesignOps menurut saya pribadi adalah: Sebuah team, kelompok atau individu yang berfungsi sebagai partner dari team UX itu sendiri untuk membantu proses design yang ada menjadi lebih efektif dan efisien.

👉🏻 Baca perbedaan Efektif dan Efisien

Sedangkan peranan dari DesignOps adalah untuk menjadi ‘teman’ bagi Tim UX guna mengembalikan essensi peran designer, yaitu mendesain! tanpa harus ribet ngurusin hal-hal lain yang bikin ga produktif.

Cakupan dari DesignOps meliputi : How we work, collaborate, scale and make impacts together.

Terlepas dari banyaknya topik yang bisa dikerjakan oleh DesignOps, proses adopsi mungkin tidak akan sama rata disetiap perusahaan, ada yang sudah mempunyai luxury untuk invest ke DesignOps, ada juga beberapa hal yang bisa dimasukan ke irisan peran lainya seperti Lead/Head/VP of UX, UX Design Manager, HR, People & Partner, Culture & Dynamics, dan yang lainya.

△

I write some kinds of stuff and bring my camera outside on my spare time 📫 Find me Here

References: DesignOps Handbook | Kristin Skinner pada DesignOps Summit 2017 | Org Design for Design Orgs dari O’Reilly | DesignOps 101 by NNGroup | TechInAsia